Quando usarlo

Arriva una richiesta, spesso vaga, e devi rispondere con un preventivo. Il tempo se ne va a rileggere cosa chiedono, cercare le voci giuste nel listino, e scrivere una bozza che non prometta cose che non puoi sostenere. Questo playbook fa il grosso in un’ora, con l’assistente che estrae i bisogni e li abbina al listino, e con te che decidi le cose che contano.

Cosa serve

Un assistente AI, la richiesta del cliente, e il tuo listino. Per provare a vuoto, il corso ha la richiesta di un cliente (email 3 dei materiali, lo Studio Russo) e un listino di esempio da cui costruire il preventivo, con il risultato atteso per confrontarti.

I passi

1 · Estrai i bisogni, comprese le lacune. Prima di prezzare, chiedi all’assistente di leggere la richiesta e dirti cosa chiede e, soprattutto, cosa non dice:

Leggi questa richiesta di un cliente. Dammi:
- COSA CHIEDE, in punti chiari.
- COSA NON DICE ma serve per un preventivo (dimensioni, tempi, dettagli che cambiano il prezzo).
Non prezzare ancora: prima voglio vedere cosa manca.

RICHIESTA: [incolla]

2 · Abbina al listino, con controllo umano. Ora dai il listino e fai proporre l’abbinamento, con le assunzioni dichiarate:

Abbina i bisogni al listino qui sotto. Per ogni voce: quale riga del listino, il prezzo, e l'ASSUNZIONE che stai facendo dove i dettagli mancano ("assumo X, da confermare"). Dove il listino ha un prezzo "da", dillo e spiega da cosa dipende. Non inventare voci fuori listino.

LISTINO: [incolla]
BISOGNI: [dal passo 1]

Questo abbinamento lo controlli tu: è il punto dove il tuo giudizio conta più dell’automatismo.

3 · Scrivi la bozza con le assunzioni in chiaro. Il preventivo buono dichiara su cosa si fonda:

Scrivi la bozza del preventivo. Struttura: cosa è incluso (voci e prezzi), le ASSUNZIONI in una sezione visibile, cosa è fuori (per evitare malintesi), e i prossimi passi (una call per confermare). Tono professionale, niente promesse oltre le voci. Segnala che i prezzi "da" sono stime da affinare.

4 · Rileggi le promesse. Prima di inviare, controlla che il preventivo non prometta nulla detto a voce e mai verificato. Se una cosa non è a listino e quantificata, è un’assunzione o una domanda, non una voce.

Un esempio completo

Sulla richiesta dello Studio Russo (rifare il sito, oggi WordPress vecchio di 8 anni, più un’area riservata per i clienti) il passo 1 deve far emergere le lacune: quante pagine, cosa deve fare l’area riservata, se vogliono la manutenzione. Il passo 2, sul listino, abbina «sito vetrina esteso» (2.900) e «area riservata clienti» (da 1.500), con le assunzioni dichiarate, e propone la manutenzione Standard a parte perché c’è un’area riservata da tenere sicura. La bozza finale mette un totale indicativo «da 4.400» come stima, non come impegno, e chiude con la call per confermare. Il file atteso mostra i due errori da evitare: il totale secco senza assunzioni, e il promettere cose emerse a voce senza quantificarle.

Gli errori tipici

Il totale secco. Un preventivo che dà una cifra precisa su dati incompleti sembra sicuro ma è fragile: alla prima domanda («cosa include?») si sgretola. Le assunzioni dichiarate prima lo rendono solido.

Promettere il non verificato. Cose dette in chiamata e mai controllate non vanno nel preventivo come incluse. È il modo più veloce per impegnarsi su qualcosa che poi costa più del previsto.

Inventare voci fuori listino. Se l’assistente propone un prezzo che nel listino non c’è, lo ha stimato a occhio. Il preventivo si costruisce sul listino; il fuori-listino è una voce da decidere a mano, non da improvvisare.

La variante team

Quando i preventivi li fanno in più persone, i passi 1 e 2 diventano istruzioni salvate con il listino aggiornato allegato, così ogni preventivo abbina alle stesse voci e dichiara le assunzioni nello stesso modo. Le regole che richiedono una decisione (gli sconti oltre una soglia, per esempio) restano un passaggio umano esplicito. Questo playbook è l’applicazione commerciale di «Spezzare i compiti»: estrai, abbina, verifica, invece di rispondere a colpo d’occhio.