Quando usarlo

Prendete una decisione, andate avanti, e mesi dopo qualcuno la rimette in discussione: «perché avevamo scelto così? avevamo considerato l’alternativa?». Nessuno se lo ricorda, e si ridiscute da capo. Il registro delle decisioni è la memoria che i team non tengono mai, perché scriverla sembra burocrazia. Questo playbook la fa compilare all’assistente in dieci minuti, in una pagina, dal materiale che avete già.

Cosa serve

Un assistente AI e il materiale grezzo della decisione: le note della riunione, il thread, la trascrizione. Per provare a vuoto, il corso ha una trascrizione di riunione con più decisioni dentro.

I passi

1 · Raccogli il materiale grezzo. Note, chat, trascrizione. Non serve pulirlo: serve che contenga la discussione, comprese le alternative che avete scartato, perché sono la parte preziosa del registro.

2 · Fai compilare il registro con un’intervista. Il formato è quello delle «registrazioni di decisione» (in inglese ADR, architecture decision record): contesto, decisione, alternative scartate, conseguenze. L’assistente lo compila dal materiale e ti chiede quello che manca:

Compila una registrazione di decisione in una pagina, dal materiale qui sotto. Struttura:
- CONTESTO: qual era il problema, cosa ci ha costretti a decidere adesso.
- DECISIONE: cosa abbiamo deciso, in una frase netta.
- ALTERNATIVE SCARTATE: le altre opzioni considerate e perché sono state escluse (questa sezione è obbligatoria: se dal materiale non emergono alternative, chiedimele).
- CONSEGUENZE: cosa cambia, cosa ci vincola d'ora in poi.
- QUANDO RIPENSARCI: la condizione che ci farebbe riaprire la decisione.
Dove il materiale non basta, fammi una domanda invece di inventare.

MATERIALE: [incolla]

3 · Rispondi alle domande dell’assistente. Le lacune che segnala sono spesso le parti importanti: un’alternativa scartata a voce, una conseguenza non detta. Riempirle ora costa un minuto.

4 · Salva il registro dove si ritrova. Una pagina, in un posto condiviso, con la data. Il valore non è scriverlo, è ritrovarlo quando la decisione tornerà in discussione.

Un esempio completo

Sulla trascrizione di esempio, la decisione sul monitoraggio è un buon caso: il team passa a un nuovo strumento a circa 40 euro al mese contro i 12 di prima. Il registro compilato bene ha il contesto (il vecchio strumento non avvisava dei form rotti, un cliente se n’è accorto prima di loro), la decisione (si passa al nuovo), l’alternativa scartata (restare sul vecchio per risparmiare) con il perché (la brutta figura vale più della differenza di costo), e la condizione per ripensarci (se il nuovo strumento non riduce le segnalazioni dai clienti in tre mesi). Fra sei mesi, chi chiede «perché paghiamo 40 invece di 12?» ha la risposta in una pagina, con l’alternativa già valutata.

Gli errori tipici

Saltare le alternative scartate. È la sezione che salva tempo in futuro, ed è quella che tutti omettono. Senza, il registro dice cosa avete deciso ma non protegge dal ridiscuterlo, perché non spiega perché le altre strade erano peggiori.

Registrare solo le decisioni grandi. Le decisioni che si dimenticano e si ridiscutono sono spesso quelle medie, prese di sfuggita. Una pagina veloce su quelle vale più di un documento perfetto sulla grande, che tanto nessuno rimette in dubbio.

Confondere una decisione con una cosa rimandata. «Ne riparliamo» non è una decisione e non va nel registro come tale. Se ci finisce, il registro documenta un esito che non c’è stato.

La variante team

Il registro vive se sta in un posto solo, condiviso, dove le decisioni si accumulano in ordine di data. Il prompt del passo 2 diventa un’istruzione salvata, e chiudere una decisione importante include compilare la sua pagina, come chiudere una riunione include scrivere le azioni. Il playbook «Da riunione a decisione» produce proprio il materiale strutturato da cui questo registro si compila quasi da sé.