Quando usarlo

Hai un documento pieno di dati (una fattura, un listino, un modulo compilato) e ti serve in forma di tabella o CSV, per sommarli, importarli, confrontarli. A mano è lento e noioso; con l’assistente è veloce, ma il rischio è che riempia i buchi con dati inventati pur di completare la tabella. Questo playbook estrae con lo schema dichiarato prima e un controllo di completezza dopo, così i buchi restano buchi e non diventano numeri finti.

Cosa serve

Un assistente AI, il documento (anche incollato come testo, o un’immagine se l’assistente è multimodale), e lo schema dei campi che vuoi. Per provare a vuoto, il corso ha una fattura di esempio con una voce ambigua fatta apposta e il risultato atteso.

I passi

1 · Dichiara lo schema prima di estrarre. Di’ esattamente quali campi vuoi e cosa fare quando un campo manca. La regola sui buchi è il cuore del metodo:

Estrai i dati da questo documento in una tabella con queste colonne: [elenca le colonne]. Regole:
- Estrai solo ciò che è scritto nel documento. NON inventare valori.
- Se un campo non c'è per una riga, lascialo VUOTO. Non riempirlo con una stima o un valore plausibile.
- Riporta anche i dati di testata (numero, data, chi emette, chi riceve).

DOCUMENTO: [incolla o allega]

2 · Chiedi il conteggio di controllo. Il modo per accorgersi di righe perse o aggiunte è contare, e far tornare una somma:

Ora due controlli:
1. Quante righe hai estratto? Quante righe descrittive contiene il documento? Devono coincidere.
2. La somma degli importi di riga corrisponde all'imponibile/totale scritto nel documento? Se no, dimmi dove non torna.

3 · Verifica le celle vuote. Guarda le righe dove hai lasciato dei campi vuoti: sono il punto dove l’assistente è tentato di inventare. Controlla che siano vuote perché il dato manca davvero, non riempite con un valore verosimile.

4 · Esporta nel formato che ti serve. Solo alla fine, quando i dati e i controlli tornano, chiedi il CSV o il formato per lo strumento di destinazione. Estrarre prima, formattare dopo: così non insegui errori dentro una sintassi.

Un esempio completo

Sulla fattura di esempio chiedi una tabella con colonne descrizione, quantità, prezzo unitario, importo. L’estrazione corretta ha sei righe. Le prime quattro (hosting, due domini, certificato) hanno tutti i campi. Ma «Traffico extra» e «Sconto fedeltà» non hanno quantità né prezzo unitario: sono importi calcolati a parte. Qui scatta la trappola: lo schema con quelle colonne tenta l’assistente a inventare una quantità e un prezzo pur di riempire la tabella. Con la regola del passo 1, quelle celle restano vuote. Il conteggio del passo 2 conferma: sei righe estratte su sei, e la somma degli importi fa 197, uguale all’imponibile del file atteso. Se l’assistente avesse messo «quantità 1, prezzo 35» sul traffico extra, il totale sarebbe comunque tornato, ma con un dato inventato dentro: per questo il controllo delle celle vuote va fatto a parte.

Gli errori tipici

Celle inventate per completare lo schema. È l’errore centrale. Un campo mancante, davanti a una colonna vuota, tenta l’assistente a metterci un valore plausibile. La regola «lascia vuoto, non stimare» va data prima, non dopo aver visto la tabella.

Nessun conteggio. Senza il controllo «quante righe? somma che torna?», una riga persa o duplicata passa inosservata, e te ne accorgi solo quando i numeri a valle sbagliano.

Formattare prima di verificare. Chiedere subito il CSV finale mescola l’estrazione con la sintassi, e gli errori si nascondono tra le virgole. Prima i dati giusti in tabella, poi il formato.

La variante team

Quando si estrae dallo stesso tipo di documento di continuo (le fatture di un fornitore, i moduli di un processo), lo schema e i controlli diventano un’istruzione salvata, con le colonne fisse e le regole sui buchi già dentro. Chi estrae incolla il documento e riceve la tabella già controllata. La skill «Estrattore di tabelle» impacchetta questo giro in un’istruzione installabile, con lo schema e il conteggio di controllo pronti.