Quando usarlo

Ci hai già provato: l’app di note piena di appunti che non rileggi, i link salvati che non ritrovi, il sistema di organizzazione perfetto abbandonato a settembre. Il secondo cervello muore quando è troppo elaborato per essere mantenuto. Questo playbook punta al minimo che sopravvive: pochi file, una routine breve, e un assistente che li legge e li tiene in ordine al posto tuo.

Cosa serve

Un assistente AI, una cartella con dentro file di testo semplici (uno per tema), e cinque minuti al giorno. Niente app speciali, niente tassonomia complicata. La semplicità non è un ripiego: è la condizione perché la cosa duri.

I passi

1 · Un file per tema, più un indice. Crea pochi file di testo, uno per area che ti interessa davvero (per esempio: clienti.md, strumenti.md, imparato.md), e un indice.md che elenca i file con una riga su cosa contiene ciascuno. Poche categorie larghe battono venti sottocartelle: la tassonomia barocca è esattamente ciò che uccide questi sistemi.

2 · Il prompt “aggiungi”, per buttare dentro senza pensarci. La soglia deve essere bassissima: appunti sciolti, l’assistente li mette al posto giusto.

Ecco un appunto da archiviare nel mio secondo cervello. Dimmi in quale dei miei file va (te ne do l'indice sotto), e riscrivilo in forma pulita e ritrovabile, con la data. Se non c'entra con nessuno dei file esistenti, proponi un nuovo file invece di forzarlo in uno sbagliato.

INDICE DEI FILE: [incolla indice.md]
APPUNTO: [quello che hai in testa, disordinato]

3 · Il prompt “ritrova”, per cercare a senso. Cercare per parola esatta fallisce, perché non ricordi le parole che hai usato. Cerca per significato:

Cerca nel mio secondo cervello (file allegati) tutto ciò che riguarda [la cosa che ti serve, anche vaga]. Riportami i punti pertinenti con il file da cui vengono, anche se non contengono le parole esatte che ho usato.

4 · Il prompt “ripulisci”, una volta a settimana. Cinque minuti per non far marcire il sistema:

Guarda questo file del mio secondo cervello: segnalami doppioni, cose scadute o contraddittorie, e appunti troppo vaghi per essere utili. Proponimi una versione ripulita, ma non cancellare niente senza mostrarmelo.

Un esempio completo

Durante la settimana butti nel secondo cervello: «lo strumento di monitoraggio nuovo avvisa anche sui form rotti», «il cliente Russo preferisce essere chiamato di pomeriggio», «trucco: per le pivot, trascina prima la colonna data». Il prompt “aggiungi” li smista in strumenti.md, clienti.md, imparato.md, ognuno con la data. Due settimane dopo, prima di sentire un cliente, usi il prompt “ritrova” con «cosa so di Russo» e ti torna la preferenza sull’orario anche se avevi scritto «pomeriggio» e cerchi «quando chiamarlo». Il venerdì, il prompt “ripulisci” ti segnala che hai due appunti contraddittori sullo stesso strumento e te li fa unire. Niente di tutto questo richiede un’app: sono file di testo e tre prompt.

Gli errori tipici

Tassonomie barocche. Venti cartelle annidate e un sistema di etichette che nessuno rispetta: è la morte annunciata. Poche categorie larghe, e lasci che l’assistente trovi le cose a senso invece che per collocazione.

Soglia d’ingresso alta. Se archiviare un appunto richiede di formattarlo e catalogarlo a mano, smetti in una settimana. Il prompt “aggiungi” tiene la soglia a zero: butti dentro disordinato, l’assistente ordina.

Mai ripulire. Un secondo cervello che solo cresce diventa una discarica in cui non trovi più niente. I cinque minuti del venerdì sono ciò che lo tiene vivo.

La variante team

Per chi vuole l’assistente che mantiene la cartella da solo, senza incollare i file ogni volta, si collega l’assistente alla cartella tramite un server MCP per il filesystem (la configurazione di esempio è in /materiali/builder/mcp-filesystem.json): a quel punto l’assistente legge e aggiorna i file direttamente. Il capitolo «Memoria e stato» spiega il principio dietro questo, annotare, sintetizzare, ritrovare, che è lo stesso di un secondo cervello ben tenuto.