Quando usarlo

Il segnale è preciso: nella riunione di oggi qualcuno ha detto «ma non l’avevamo già deciso?». Se succede, le decisioni della volta scorsa sono evaporate tra le note, e questo playbook serve a te. Funziona con qualunque materiale grezzo: appunti tuoi, trascrizione automatica, perfino la chat parallela della call.

Cosa serve

Un assistente AI qualsiasi (Claude, ChatGPT, Gemini: il metodo è identico) e il materiale della riunione, così com’è. Se vuoi provare il playbook a vuoto prima di usarlo su una riunione vera, il corso ha una trascrizione di esempio con il risultato atteso per confrontarti.

I passi

1 · Raccogli il materiale grezzo. Note, trascrizione, chat: tutto insieme, senza pulirlo. La pulizia è lavoro dell’assistente, non tuo. Ogni minuto speso a formattare a mano è un minuto tolto al pensiero.

2 · Chiedi le decisioni, non il riassunto. Il riassunto è l’output sbagliato: è la riunione ridetta più corta. Quello che ti serve è la separazione in tre categorie, con l’ambiguità dichiarata:

Dalle note qui sotto estrai tre elenchi separati: 1) decisioni prese (solo quelle chiuse davvero, con l’esito finale se ci sono state più proposte), 2) questioni aperte o rimandate, con chi le deve riprendere, 3) azioni con responsabile e scadenza, inclusi i vincoli detti a mezza voce (“dopo la fiera”, “quando torna X”). Se un punto è ambiguo, mettilo in un quarto elenco “da chiarire” invece di indovinare.

3 · Verifica le ambiguità: tu, non l’AI. L’elenco «da chiarire» è la parte più preziosa dell’output: è lì che serve il tuo giudizio. Risolvile prima di distribuire qualsiasi cosa, chiedendo a chi c’era. Un’ambiguità nascosta oggi è un malinteso costoso fra due settimane.

4 · Trasforma in impegni tracciabili. Ogni azione va dove il team lavora davvero: board, issue, calendario, messaggio in canale. Chiedi all’assistente il formato esatto dello strumento («scrivimi queste azioni come card Trello, titolo più descrizione» oppure «come messaggio Slack per il canale del progetto»), così non riscrivi nulla a mano.

5 · Chiudi il cerchio alla riunione dopo. Apri la riunione successiva dall’elenco degli impegni, non da una pagina bianca. Due minuti: fatto, non fatto, perché. È qui che il workflow diventa abitudine e le riunioni smettono di ripetersi.

Un esempio completo

Sulla trascrizione di esempio (25 minuti, quattro persone, un servizio da lanciare) il passo 2 deve produrre: quattro decisioni, tra cui un prezzo che nella discussione cambia da 280 a 350 euro; sei compiti, di cui uno con un vincolo detto di sfuggita (la revisione del testo solo dopo il 20, perché la titolare prima è in fiera); e una questione esplicitamente rimandata, i clienti storici da riallineare al listino. Il documento di confronto riporta tutto, con i tre punti dove le sintesi automatiche cadono. Fai il giro e confronta: se il tuo passo 2 li ha presi tutti e tre, sei pronto per le riunioni vere.

Gli errori tipici

Fidarsi della prima proposta. Quando in riunione un numero viene negoziato (280, poi 350), l’assistente tende a riportare quello discusso più a lungo, non quello approvato. La difesa è nel prompt del passo 2: «con l’esito finale se ci sono state più proposte».

Promuovere una questione rimandata a decisione. «Ne parliamo la prossima volta» non è un esito. Se finisce tra le decisioni, la sintesi ha deciso al posto della riunione.

Distribuire senza il passo 3. L’output dell’assistente sembra finito, ed è la sua qualità più pericolosa: la lista «da chiarire» va risolta prima che il documento giri, non dopo.

La variante team

Quando il playbook funziona per te, il passo naturale è che la sintesi arrivi a tutti i partecipanti entro un’ora dalla riunione, con lo stesso formato ogni volta. A quel punto il prompt del passo 2 diventa un’istruzione salvata condivisa (un Project di Claude o un GPT condiviso del team) e chi verbalizza cambia di settimana in settimana senza che cambi il risultato. La skill «Verbale → decisioni» impacchetta questo playbook, e il capitolo «Dare istruzioni che funzionano» spiega come scrivere bene il passo 2.