Chiedi a un agente di «prepararmi il report trimestrale completo, analisi, grafici e raccomandazioni» in un colpo solo, e quello che arriva è un testo che tocca tutto superficialmente e niente a fondo. Non è che il compito fosse troppo difficile. È che era troppo grande per un solo passaggio, e nessuno gliel’ha scomposto in pezzi gestibili.

Il segnale che un compito va scomposto

Non tutti i compiti grandi vanno scomposti, e non tutti i compiti piccoli vanno lasciati interi. Il segnale utile è questo: se, guardando il risultato finale, non sapresti dire quale delle sue parti controllare per prima perché sono tutte mescolate insieme, il compito andava scomposto. Un report che mescola dati non verificati con raccomandazioni che ne dipendono è un esempio tipico: se i dati sono sbagliati, anche le raccomandazioni lo sono, ma dentro un unico blocco di testo non riesci a isolare dove sta l’errore.

Il criterio pratico, simile a quello del capitolo sui workflow, è chiederti: questo compito ha dentro più decisioni indipendenti, ciascuna verificabile da sola? Se sì, scomponilo lungo quelle decisioni. Se il compito è in realtà una sola decisione vestita da tanto testo, per esempio riscrivere una mail, scomporlo non aggiunge niente, aggiunge solo passaggi inutili.

Come scomporre senza esagerare

Scomporre bene significa dividere lungo i confini dove ha senso controllare, non dividere il più possibile. Per il report trimestrale, una scomposizione utile è: primo passo, estrarre e verificare i numeri grezzi; secondo passo, individuare i tre o quattro fatti che quei numeri sostengono con sicurezza; terzo passo, scrivere le raccomandazioni basandosi solo sui fatti verificati al passo due. Tre passi, ciascuno con un output che puoi controllare prima di passare al successivo.

Scomporre in dieci micro-passi lo stesso compito non lo migliora, lo rallenta: se due passi consecutivi userebbero comunque lo stesso materiale e nessuno dei due produce un output che ti serve controllare da solo, probabilmente sono lo stesso passo travestito da due. La domanda da farti a ogni confine che stai per tracciare è: fra questo passo e il successivo, c’è qualcosa che voglio guardare prima di proseguire? Se la risposta è no, unisci i due passi.

Il vantaggio che si vede solo dopo

Il beneficio più grande della scomposizione non è la qualità del risultato finale, anche se in genere migliora. È che diventa ovvio dove intervenire quando qualcosa non va. Nel report scomposto in tre passi, se le raccomandazioni finali non ti convincono, sai già se il problema è nei numeri di partenza, nei fatti estratti da quei numeri, o nel modo in cui i fatti sono stati trasformati in raccomandazioni: puoi tornare esattamente al passo giusto invece di rifare tutto da capo o, peggio, correggere a mano il testo finale senza sapere se il problema si ripresenterà.

Un esempio vero

Devi preparare una proposta commerciale per un nuovo cliente, partendo da una chiamata di scoperta e dal materiale del tuo catalogo prodotti. Chiesta tutta insieme, la proposta tende a essere generica su tutto: un po’ di tutto il catalogo, senza un filo che colleghi davvero i bisogni emersi nella chiamata alle soluzioni proposte. Scomposta in tre passi: primo, estrai dagli appunti della chiamata i tre bisogni principali del cliente, con le sue parole esatte dove possibile; secondo, per ciascun bisogno, individua dal catalogo il prodotto o servizio che lo indirizza meglio, con una riga sul perché; terzo, scrivi la proposta finale usando solo gli abbinamenti del passo due, nell’ordine di priorità del cliente. Il risultato finale è più mirato, e in ogni passo intermedio hai potuto controllare che l’abbinamento avesse senso prima di costruirci sopra il testo definitivo.

Una cosa da fare, adesso

Prendi un compito che di solito chiedi tutto insieme e che ultimamente ti delude sempre un po’. Scomponilo in due o tre passi, seguendo il criterio: fra un passo e il successivo, c’è qualcosa che voglio guardare prima di proseguire? Esegui i passi uno alla volta, controllando l’output di ciascuno prima di passare al successivo.

Un prompt da cui partire

Passo 1 di [numero totale]: [descrivi solo questo passo, con il suo materiale di partenza].
Fammi vedere solo l'output di questo passo. Non anticipare i passi successivi.

Ripeti lo stesso schema per ogni passo, incollando l’output verificato del passo precedente come materiale di partenza del successivo.

Fallo davvero

Il corso ha un esercizio apposta per toccare con mano la differenza, con dati già pronti. Scarica fatture.csv: le fatture di un trimestre di uno studio web, 61 righe, e dentro ci sono quattro errori messi lì di proposito, dello stesso tipo che trovi negli export veri.

Prima fai l’esperimento di controllo: allega il file al tuo assistente e chiedi tutto insieme, «dammi il fatturato per mese e per servizio». Nella maggior parte dei giri ottieni totali calcolati sul file sporco, presentati con sicurezza e senza avvisi.

Poi rifai il lavoro scomposto in tre passi. Passo uno: «prima di calcolare qualunque cosa, controlla la qualità dei dati: righe duplicate, valori mancanti, importi fuori scala, date incoerenti». Passo due, solo dopo aver guardato la lista delle anomalie e deciso tu come trattarle: «con queste correzioni, calcola i totali per mese e per servizio». Passo tre: «scrivi due paragrafi di commento per una riunione tra soci, con le anomalie in una nota finale».

Alla fine confronta con l’output atteso, dove trovi le quattro anomalie e i totali corretti al centesimo. La versione in un colpo solo e quella in tre passi partono dallo stesso file e dalla stessa domanda: la differenza che vedi tra le due è tutto il contenuto di questo capitolo.

Dove andare adesso

Nel prossimo capitolo vediamo cosa succede quando questi passi non sono isolati ma fanno parte di un processo più lungo che si ripete nel tempo: l’agente deve ricordare cosa è successo nei passi precedenti, e questo richiede di dargli memoria e contesto di lavoro in modo deliberato.